Informacje o przetwarzaniu danych kontrahentów Robert Bosch sp. z o.o., ich pracowników oraz osób reprezentujących kontrahentów

Administrator danych

Administratorem danych osób, które:

• bezpośrednio zawarły umowę ze spółką Robert Bosch sp. z o.o.;
• reprezentują osobę fizyczną lub prawną, która zawarła umowę ze spółką Robert Bosch sp. z o.o.;
• są pracownikami podmiotu, który zawarł umowę ze spółką Robert Bosch sp. z o.o.

jest spółka Robert Bosch sp. z o.o. (ul. Jutrzenki 105, 02-231 Warszawa).

W jaki sposób są pozyskiwane dane ww. osób oraz jakie dane mogą być przetwarzane w związku z nawiązaniem współpracy gospodarczej z Robert Bosch sp. z o.o.?

Dane ww. osób są pozyskiwane bezpośrednio od nich, z publicznie dostępnych rejestrów
(np. CEIDG, KRS) lub od osób, które brały udział w nawiązywaniu współpracy z naszą spółką. W związku z nawiązaniem współpracy gospodarczej spółka Robert Bosch sp. z o.o. może przetwarzać dane zawarte w samej umowie lub podane w inny sposób podczas jej zawierania np. imię, nazwisko, NIP, numer REGON, PESEL, KRS, firmę, nazwę osoby prawnej, adres prowadzenia działalności lub adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko służbowe itp. Zakres danych zależy przede wszystkim od tego, czy umowa zawierana jest przez osobę fizyczną czy osobę prawną.

Ponadto w trakcie trwania umowy mogą być generowane dodatkowe informacje będące danymi osobowymi np. informacje o płatnościach, zobowiązaniach czy roszczeniach.

W przypadku osób, które są wyznaczone jako osoby kontaktowe po stronie podmiotu, który zawarł umowę ze spółką Robert Bosch sp. z o.o., zazwyczaj przetwarzane są jedynie podstawowe dane jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail czy stanowisko służbowe.

Przetwarzanie ww. danych jest niezbędne do nawiązania i realizacji współpracy gospodarczej z naszą spółką.

Cele przetwarzania i podstawy prawne

W związku z nawiązaniem współpracy gospodarczej Robert Bosch sp. z o.o. może przetwarzać dane wspomnianych osób w celu:

• wykonania umowy;
• wykonania obowiązków rachunkowo – podatkowych określonych przepisami prawa;
• obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z realizacją umowy.

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych są:

• umowa (w przypadku, gdy stroną umowy jest osoba fizyczna) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• prawnie uzasadniony interes, polegający na wykonaniu umowy
• (w przypadku danych osób reprezentujących podmiot, który zawiera umowę z Robert Bosch sp. z o.o. lub osób, które są jego pracownikami) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;obowiązki rachunkowo – podatkowe wynikające z przepisów prawa - art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• prawnie uzasadniony interes Robert Bosch sp. z o.o., polegający na dochodzeniu ewentualnych roszczeń lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Kto może mieć dostęp do danych osobowych?

Dostęp do danych osobowych mogą mieć w odpowiednim zakresie:

• upoważnieni pracownicy Robert Bosch sp. z o.o.;
• podmioty obsługujące systemy informatyczne, w których są przetwarzane dane osobowe;
• podmioty wykonujące usługi administracyjne na rzecz Robert Bosch sp. z o.o. (np. firmy zajmujące się archiwizacją i niszczeniem dokumentów, dostarczające przesyłki);
• kancelarie prawne prowadzące obsługę prawną związaną z wykonaniem umowy, firmy audytorskie, doradcze, banki itp. Wyżej wymienione podmioty mogą należeć do grupy Bosch, jak i być zupełnie zewnętrznymi firmami świadczącymi rozmaite usługi niezbędne do prowadzenia przez nas działalności gospodarczej.

Czas przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane maksymalnie przez okres niezbędny do wykonania obowiązków rachunkowo – podatkowych przez Robert Bosch sp. z o.o. Dane mogą być przechowywane dłużej w przypadku zaistnienia sporu dotyczącego wykonania umowy. Wówczas dane będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia ewentualnego postępowania sądowego lub egzekucyjnego.

Czy dane są wykorzystywane do profilowania lub podejmowania zautomatyzowanych decyzji?

Dane nie są wykorzystywane do profilowania, ani podejmowania zautomatyzowanych decyzji.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane są przetwarzane przez Robert Bosch sp. z o.o.?

Potwierdzenie przetwarzania danych osobowych oraz prawo dostępu do nich

Osoba, której dane są przetwarzane, może zażądać informacji o tym, czy jej dane są przetwarzane oraz uzyskać dostęp do nich (art. 15 RODO).

Sprostowanie i usunięcie danych osobowych

Możliwe jest także zażądanie sprostowania nieprawidłowych danych osobowych (art. 16 RODO). Ponadto osoba, której dane są przetwarzane, może zażądać usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO). Prawo to może być ograniczone w pewnych przypadkach np. gdy dane muszą być przechowywane w celu spełnienia obowiązków prawnych ciążących na spółce Robert Bosch sp. z o.o. np. rachunkowo-podatkowych.

Ograniczenie przetwarzania

W określonych przypadkach możliwe jest zażądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO).

Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych

W przypadku, gdy dane osobowe są przetwarzane w oparciu o prawnie uzasadniony interes, możliwe jest wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania takich danych (art. 21 RODO). Wówczas zaprzestaniemy przetwarzania danych osobowych, chyba że będą istniały inne podstawy prawne ich przetwarzania np. gdy dane muszą być przechowywane w celu spełnienia obowiązków prawnych ciążących na spółce Robert Bosch sp. z o.o. np. rachunkowo-podatkowych.

Przenoszenie danych

W określonych przypadkach (art. 20 RODO), możliwe jest zażądanie kopii danych osobowych, które przekazano w związku z zawarciem umowy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Można także zażądać przesłania ich innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

Wniesienie skargi

Osoba, której dane są przetwarzane, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dotyczącą przetwarzania jej danych osobowych

Dane kontaktowe Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Urząd Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2 00-193 Warszawa

kancelaria@uodo.gov.pl

Jak wnieść żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz nawiązać kontakt z administratorem danych?

Aby skorzystać z przysługujących powyżej praw lub zgłosić informacje dotyczące naruszenia ochrony danych osobowych, można skorzystać ze strony:

https://request.privacy-bosch.com/lang/pl-PL/.

Ponadto można wysłać list na adres siedziby spółki Robert Bosch sp. z o.o. lub skontaktować się z inspektorem ochrony danych, wyznaczonym dla grupy Bosch, drogą mailową za pomocą adresu dpo@bosch.com lub drogą listowną na adres:

Robert Bosch GmbH

P.O. Box 30 02 20

70442 Stuttgart, GERMANY

Stan na 1 kwietnia 2023 r.